Communiceren met ouders; uitdagend of juist leuk?
Als professional in het onderwijs of in de kinderopvang heb je regelmatig gesprekken met ouders. Met de meeste ouders kun je goed samen werken en afstemmen.
Toch hoor ik van veel teams dat de communicatie met ouders soms lastig is.
Ouders zoeken op internet van alles op en voelen zich deskundig op onderwijskundig gebied. Ze stellen kritische vragen of trekken jouw professionaliteit in twijfel. Andere ouders hebben verwachtingen of wensen waar jij niet aan kunt of wilt voldoen. Soms lopen de emoties zo hoog op dat ouders agressief of grensoverschrijdend zijn naar leerkrachten.
Dat vraagt van professionals sterke communicatie vaardigheden en eigen stressmanagement.
Deze checklist kan je op weg helpen om veilig te werken en de relatie met ouders te behouden als er moeilijke onderwerpen te bespreken zijn.
Checklist voor lastige gesprekken met ouders
Doel
- Duidelijke boodschap
- Relatie behouden en emoties opvangen
- Duidelijk vervolg of oplossing bieden
Voorbereiding
- Bereid je goed voor en overleg met een collega. Bedenk wat je gaat zeggen.
- Bel of mail de ouders vooraf, benoem kort de reden van het gesprek.
- Schat de reactie van de ouders in
- Bepaal tijdduur, ruimte, alleen of met collega
- Wees je bewust van eigen spanning
Stappen tijdens het gesprek
Maak contact met de ouder. Houd het kort. Hoe langer je wacht hoe meer de spanning bij de ouder en jezelf op loopt.
Breng het slechte nieuws meteen “Fijn dat u er bent, ik heb helaas een vervelend bericht over… bv. het gedrag ….van uw kind.”. Gebruik maximaal 3 tot 4 zinnen. Een uitgebreide toelichting geven kan later in het gesprek.
Acceptatie; De ouder heeft tijd nodig om de boodschap te ontvangen en verwerken. Het kan emoties oproepen; teleurstelling, boosheid en verdriet. Neem de tijd, laat stiltes vallen. Soms zijn meerdere gesprekken nodig.
Leef je in. Toon begrip voor de emotie; “Ik zie dat u hiervan schrikt.” “U baalt hier enorm van.“ Gebruik gesprekstechnieken zoals Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Dit helpt om spanning bij de ouder te verminderen.
Ga niet in discussie, houd het bij feitelijke situaties. Sommige ouders vallen jou als leerkracht of pedagogisch medewerker persoonlijk aan. Ze maken verwijten of trekken je deskundigheid in twijfel. Dat gedrag mag je begrenzen.
Spreek je intentie uit. Jij wilt graag dat het met jouw leerling goed gaat. Je ziet waar deze tegen aanloopt. Vraag om samenwerking van de ouder. Wat wenst de ouder voor haar kind?
Vertel duidelijk wat de vervolg stappen zijn en hoe je de ouder daarbij betrekt. Geef de ouder ook een stukje regie dat bevordert de wil om samen te werken. Als je een belofte maakt, zorg dat je die na komt. Maak een nieuwe afspraak om verder te praten. Vaak lukt het niet om lastige onderwerpen in 1 gesprek af te ronden.
Recente reacties